Veelgestelde vragen

KennisKluis is een AI-systeem dat volledig op eigen locatie draait, zonder cloud of externe servers. Het kan op twee manieren worden ingezet:

• Als kennisbeheersysteem: alle interne documenten worden ingelezen en doorzoekbaar gemaakt. Medewerkers stellen vragen in gewoon Nederlands en krijgen antwoorden met bronvermelding uit het eigen archief.
• Als beveiligd AI-platform: een lokale AI-assistent voor teksten schrijven, vragen beantwoorden en analyses maken. Dat werkt hetzelfde als ChatGPT, maar dan volledig intern.

Welke configuratie past, hangt af van de situatie. Dat wordt duidelijk in een gesprek van 30 minuten.

KennisKluis past het best bij organisaties die:

• Werken met vertrouwelijke informatie die niet naar externe diensten mag
• Veel documenten hebben waar regelmatig in gezocht moet worden
• AI willen inzetten, maar AVG-compliance serieus nemen
• Onafhankelijk willen zijn van externe cloudproviders

Het werkt goed in juridische, financiële, technische, bestuurlijke en HR-omgevingen, maar de behoefte aan privacy en controle is belangrijker dan de sector.

Bij KennisKluis Compact staat de hardware fysiek op eigen locatie. Het systeem is toegankelijk via het interne netwerk en heeft na installatie geen internetverbinding nodig. De organisatie controleert de fysieke toegang.

Toegang van buiten kantoor is mogelijk als de organisatie daarvoor kiest. De hardware blijft daarbij onzichtbaar op het publieke internet: de verbinding loopt via een beveiligd privénetwerk waarbij apparaten expliciet moeten worden goedgekeurd.

• Geen data naar OpenAI, Microsoft of Google
• Geen telemetrie of tracking
• Encryptie at rest en in transit
• De organisatie bepaalt wie toegang heeft

Ja. KennisKluis is ontworpen met AVG in gedachten:

• Data blijft in EU (NL/DE)
• Geen ongeoorloofde subverwerkers
• Verwijderde documenten verdwijnen volledig uit het systeem
• Activiteitenlog: welk document is geraadpleegd en door wie
• Toegangscontrole per gebruiker
• Privacy by design

Ja. KennisKluis legt elke AI-handeling vast in een activiteitenlog: gebruiker, tijdstip, onderdeel en geraadpleegde documenten. Regels in het log zijn niet te wijzigen of vroegtijdig te verwijderen; beheerders kunnen het inzien, filteren en exporteren. De antwoordtekst wordt niet in het log opgeslagen, van een vraag alleen een korte samenvatting. Zo is verantwoording mogelijk zonder dat het logboek zelf een privacyrisico wordt.

AI kan hallucineren, maar KennisKluis heeft ingebouwde veiligheidsmaatregelen:

• Controlemodel: een apart model controleert of het antwoord ondersteund wordt door de eigen documenten
• Bronvermelding: elk antwoord linkt naar de exacte bron en blijft zo controleerbaar
• Bruikbaarheidscheck: verifieert of het antwoord de gestelde vraag daadwerkelijk beantwoordt

Geen enkel AI-systeem is foutloos. Daarom is bronvermelding standaard ingebouwd en blijft menselijke controle belangrijk bij kritieke beslissingen.

Medewerkers beoordelen elk antwoord met één klik. Beoordeelde antwoorden zijn per gesprek terug te kijken, zodat de kwaliteit van het systeem zichtbaar en bespreekbaar blijft.

Ja. De hardware is niet zichtbaar op het publieke internet. Toegang van buiten kantoor werkt via een beveiligd privénetwerk waarbij apparaten expliciet moeten worden goedgekeurd.

Via de mobiele app voor iOS en Android is KennisKluis ook onderweg bereikbaar, via diezelfde beveiligde verbinding. Zo combineert het de privacy van een volledig lokaal systeem met de flexibiliteit van toegang op afstand.

KennisKluis Compact draait volledig lokaal. Na installatie is geen internetverbinding nodig. Het systeem werkt gewoon door, ook als de verbinding wegvalt.

Voor de Private Cloud-configuratie is een internetverbinding nodig om toegang te krijgen tot de dedicated server. Die server staat in Nederland of Duitsland en maakt geen verbinding met externe AI-providers.

Ja. Iedere medewerker krijgt een eigen inlog met een eigen werkomgeving: eigen gesprekken, en met de module KennisAssistent een eigen postvak en takenoverzicht. De kennisbank is gedeeld op kantoorniveau, zodat iedereen met dezelfde bronnen werkt. Er zijn twee rollen: beheerder en gebruiker.

Gemiddeld 4 tot 6 weken na opdrachtbevestiging tot volledig operationeel. De hardware wordt besteld zodra de eerste aanbetaling binnen is, daarna verloopt het traject zo:

• Levering en inrichting: hardware bestellen en de software volledig configureren, documenten alvast verzamelen
• Ingebruikname op locatie: het vooraf ingerichte systeem plaatsen, eerste documenten verwerken, één bestaand systeem koppelen
• Oplevering: testen met echte vragen, team vertrouwd maken met het systeem

Nee. Als gebruiker stel je vragen via een eenvoudige interface. Als beheerder voeg je documenten toe via een overzichtelijk beheerpaneel. Installatie en configuratie worden volledig verzorgd.

Ja. De eerste stap is een demo van 30 minuten, gratis en vrijblijvend. Daarna is een Proof of Concept mogelijk waarbij het systeem wordt opgezet met een selectie van de eigen documenten, zodat het concreet te beoordelen is.

Plan een demo →

KennisKluis Compact is een eenmalige investering vanaf €7.950 excl. BTW. Daarin zitten de hardware en de softwarelicentie, samen een compleet werkend systeem. Er komt geen bedrag per gebruiker of per zoekopdracht bij, ongeacht hoeveel medewerkers het systeem gebruiken of hoeveel vragen ze stellen. De eerste 3 maanden na oplevering zijn bugfixes, beveiligingsupdates en e-mailondersteuning inbegrepen. Daarna is ondersteuning een maandelijkse keuze.

Voor grotere organisaties of andere configuraties geldt een aangepaste prijsstelling. Neem contact op voor een offerte op maat.

Vraag een offerte aan →

Nee. Je betaalt voor:

• Hardware (eenmalig)
• Softwarelicentie (eenmalig)
• Implementatie (eenmalig)
• Optioneel: supportcontract (maandelijks, de eerste 3 maanden inbegrepen)
• Optioneel: externe toegang per apparaat, inrichting van een back-up en meerwerk op uurtarief. Alles staat vooraf in de offerte.

Je betaalt niet voor licenties per gebruiker, kosten per zoekopdracht of verborgen vendor-fees.

Het systeem blijft volledig werken en de hardware en data blijven eigendom van de organisatie. Kritieke beveiligingsupdates stelt KennisKluis gedurende 5 jaar na levering kosteloos beschikbaar, ook zonder contract. Het installeren gebeurt via de beveiligde beheerverbinding; wie die verbinding niet wil, kiest voor installatie op locatie tegen het geldende tarief.

Nieuwe softwareversies of nieuwe AI-modellen zijn later alsnog af te nemen via een losse updatebeurt tegen een vast tarief, op afstand of op locatie. Wie op een later moment alsnog een supportcontract afsluit, start met zo'n updatebeurt, waarna het maandbedrag ingaat.