Algemene Voorwaarden

Laatste update: 07-09-2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen met een hoofdletter gebruikt:

• KennisKluis: KennisKluis, gevestigd te Arnhem, Nederland
• Klant: De partij die een overeenkomst aangaat met KennisKluis
• Diensten: Alle diensten die KennisKluis aanbiedt, inclusief maar niet beperkt tot KennisKluis hardware en KennisKluis software
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen KennisKluis en Klant voor levering van Diensten

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen KennisKluis en Klant, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Eventuele afwijkingen zijn alleen geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door KennisKluis zijn bevestigd.

3. Aanbiedingen en offertes

• Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld
• Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen, tenzij anders vermeld
• Prijzen in offertes zijn exclusief BTW en eventuele andere heffingen, tenzij anders vermeld
• KennisKluis kan niet aan haar offerte worden gehouden indien Klant redelijkerwijs begrijpt dat de offerte een kennelijke fout of verschrijving bevat

4. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:

• Klant een offerte schriftelijk (inclusief per e-mail) accepteert, of
• KennisKluis een door Klant ondertekende opdrachtbevestiging ontvangt, of
• KennisKluis is begonnen met de uitvoering van de opdracht met instemming van Klant

5. Levering en implementatie

5.1 Levertijden

Opgegeven levertijden zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Overschrijding van een indicatieve termijn geeft Klant geen recht op schadevergoeding of ontbinding.

5.2 KennisKluis hardware

• Hardware wordt geleverd op het overeengekomen afleveradres
• Hardware wordt geleverd op basis van beschikbaarheid
• De standaardinstallatie is inclusief. Documentingestie en koppelingen met bestaande systemen worden vooraf apart begroot
• Gemiddelde doorlooptijd is 4 tot 6 weken na opdrachtbevestiging, afhankelijk van de beschikbaarheid van hardware en de installatieplanning

5.3 KennisKluis software

• Software wordt geleverd als dienst op KennisKluis hardware of in een cloudomgeving
• KennisKluis verzorgt initiële configuratie en gebruikersinstructie bij oplevering; doorlopende training valt buiten het supportcontract en is op aanvraag beschikbaar als aanvullende dienst
• Klant is verantwoordelijk voor eigen data die in het systeem wordt geladen

6. Prijzen en betaling

6.1 Prijzen

• Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld
• KennisKluis behoudt zich het recht voor prijzen jaarlijks aan te passen
• Prijswijzigingen worden minimaal 2 maanden van tevoren aangekondigd

6.2 Facturering

• Hardware: Bij levering, tenzij anders overeengekomen
• Softwarelicenties: Eenmalig, volgens offerte, tenzij anders overeengekomen
• Support en diensten: Maandelijks vooraf, ingaande na afloop van de servicegarantie, tenzij anders overeengekomen

6.3 Betaaltermijn

Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.

7. Intellectueel eigendom

• Alle intellectuele eigendomsrechten op de Diensten berusten bij KennisKluis of haar licentiegevers
• Data blijft eigendom van Klant: Alle data die Klant in het systeem plaatst blijft eigendom van Klant
• KennisKluis heeft geen toegang tot de content in het systeem van Klant, tenzij die toegang noodzakelijk is voor de uitvoering van de Diensten, bijvoorbeeld bij support op verzoek van Klant. In dat geval behandelt KennisKluis deze content vertrouwelijk en deelt deze niet met derden.
• Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de software. Bij een eenmalig betaalde licentie voor een on-premise installatie geldt dit gebruiksrecht voor onbepaalde tijd en blijft het bestaan na beëindiging van het supportcontract. Bij een Private Cloud-configuratie geldt het gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst

8. Geheimhouding en privacy

8.1 Geheimhouding

Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen.

8.2 Privacy en dataverwerking

• KennisKluis verwerkt persoonsgegevens conform de AVG/GDPR
• Het Privacybeleid van KennisKluis beschrijft de gegevensverwerking in detail
• Bij verwerking van persoonsgegevens namens Klant wordt een verwerkersovereenkomst gesloten

9. Garantie en support

9.1 Hardwaregarantie

• KennisKluis hardware heeft een fabrieksgarantie volgens de specificaties
• Garantie dekt fabricagefouten, niet schade door verkeerd gebruik
• Reparatie of vervanging geschiedt naar keuze van KennisKluis

9.2 Servicegarantie en softwaresupport

• Elke levering bevat een servicegarantie van 3 maanden, ingaande op de datum van oplevering, bestaande uit bugfixes, beveiligingsupdates en ondersteuning per e-mail
• Na afloop van de servicegarantie loopt het supportcontract automatisch door tegen het geldende maandtarief; het contract is maandelijks opzegbaar en opzeggen kan kosteloos tot het einde van de servicegarantie
• Kritieke beveiligingsupdates worden gedurende 5 jaar na levering kosteloos beschikbaar gesteld, ook zonder lopend supportcontract
• Voor het uitvoeren van updates op afstand is een beveiligde beheerverbinding nodig. Klant bepaalt of deze verbinding wordt toegestaan; deze keuze wordt schriftelijk vastgelegd. Zonder beheerverbinding worden updates, inclusief beveiligingsupdates, op locatie geïnstalleerd tegen het geldende tarief. Het kosteloos beschikbaar stellen van beveiligingsupdates geldt in dat geval als nakoming van deze verplichting
• Zonder lopend supportcontract kunnen nieuwe softwareversies en modellen worden geïnstalleerd via een losse updatebeurt tegen het geldende tarief
• Het starten of hervatten van een supportcontract na een periode zonder contract begint met een updatebeurt tegen het geldende tarief, waarna het maandtarief ingaat

10. Aansprakelijkheid

10.1 Beperking

De aansprakelijkheid van KennisKluis is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.

Keert de verzekeraar niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat Klant voor de betreffende opdracht aan KennisKluis heeft betaald. Bij doorlopende overeenkomsten geldt als maximum de vergoeding over de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.

10.2 Uitgesloten schade

• Indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie
• Schade door verkeerd gebruik of gebruik in strijd met documentatie
• Schade door wijzigingen die Klant of derden hebben aangebracht
• Verlies of beschadiging van data (Klant is verantwoordelijk voor back-ups)

11. Overmacht

KennisKluis is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan iedere tekortkoming die niet aan KennisKluis kan worden toegerekend, omdat deze niet te wijten is aan haar schuld en noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.

12. Duur en beëindiging

12.1 Looptijd

Overeenkomsten worden aangegaan voor de overeengekomen duur, met automatische verlenging tenzij tijdig opgezegd.

12.2 Opzegging

• Opzegging dient schriftelijk te geschieden
• Opzegtermijn bedraagt 1 maand, tenzij anders overeengekomen
• Bij opzegging blijven betaalverplichtingen voor de lopende periode van kracht

12.3 Data bij beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst:

• Bij een Private Cloud-configuratie vervalt de softwarelicentie per einddatum van de overeenkomst. Klant heeft 30 dagen om eigen data te exporteren, waarna KennisKluis de dedicated server opheft
• Bij on-premise installaties blijven de hardware en de eenmalig betaalde softwarelicentie eigendom van Klant. Na beëindiging van het supportcontract gelden de bepalingen van artikel 9.2 voor updates en beveiligingsupdates

13. Toepasselijk recht en geschillen

• Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing
• Geschillen worden bij voorkeur in onderling overleg opgelost
• Indien geen oplossing mogelijk is, is de rechtbank Gelderland, locatie Arnhem, bevoegd

14. Slotbepalingen

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig blijken te zijn, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval in overleg treden om vervangende bepalingen overeen te komen.